Am confirmat sala principală pentru congresul din noiembrie. Capacitate 520 de locuri, acustică testată și sistem de ventilație silențios. Urmează să semnăm contractul cu furnizorul de echipamente audio-video săptămâna viitoare.
Feedback concret de la clienți care au colaborat cu noi la conferințe și congrese corporate.
Fiecare eveniment are particularitățile lui, iar rezultatul final depinde de cât de bine sunt gestionate detaliile logistice. Iată câteva opinii ale echipelor care ne-au încredințat organizarea.
Am avut nevoie de o configurație audio-video complexă pentru 3 săli simultan. Echipamentele au fost testate cu o zi înainte, iar în timpul evenimentului nu a existat niciun moment de întrerupere. Fluxul între săli a fost perfect sincronizat.
ing. Vanesa Costache — coordonator evenimentePartea de streaming live a fost cea mai mare provocare, mai ales că aveam speakeri din 3 fusuri orare. Echipa a reușit să integreze întrebările din online fără întârziere, iar participanții la distanță s-au simțit la fel de implicați ca cei din sală.
Teohari Patrascu — manager proiectCateringul a fost un element surpriză: preparatele au fost servite rapid, fără cozi, iar opțiunile pentru restricții alimentare au fost clare și bine semnalizate. Participanții au apreciat în mod special pauzele de cafea organizate în zone separate de networking.
Direcția Marketing — companie ITScena principală a fost amenajată exact cum am cerut, cu ecrane LED și sistem de sunet directional. Speakerii nu au avut nevoie să se apropie de microfon, iar vizibilitatea a fost excelentă din orice colț al sălii. Un plus a fost suportul tehnic permanent pe durata întregii zile.
Departamentul Comunicare — asociație profesionalăPrecizări care elimină ambiguitățile și stabilesc limitele clare ale serviciilor noastre de organizare a conferințelor și evenimentelor corporate.
Prin „organizare completă” înțelegem coordonarea logistică a spațiilor, închirierea și configurarea echipamentelor audio-video, gestionarea serviciilor de catering și amenajarea scenei pentru speakeri. Nu includem servicii de consultanță juridică, financiară sau de resurse umane, nici organizarea de evenimente sportive sau politice.
Echipamentele audio-video (camere PTZ, microfoane, sisteme de streaming, ecrane) se facturează pe bază de tarif zilnic per set, cu o taxă separată pentru transport și asistență tehnică la fața locului. Costurile nu includ licențele software pentru platformele de live streaming, acestea fiind responsabilitatea clientului.
Anularea comenzii de catering se poate face fără penalități cu cel puțin 7 zile lucrătoare înainte de eveniment. În cazul anulării cu mai puțin de 48 de ore, se facturează 50% din valoarea totală a meniului confirmat. Nu oferim rambursări pentru cantitățile neconsumate în ziua evenimentului.
Asistența tehnică include un inginer de sunet și un operator video prezenți pe toată durata evenimentului, de la montaj până la demontare. Aceasta acoperă depanarea echipamentelor proprii, reglajele de lumini și sunet, precum și suportul pentru conexiunea la platforma de streaming. Nu include repararea echipamentelor deteriorate din vina participantului sau a organizatorului.